Inleiding

Vogelwerkgroep Zoetermeer (VWGZ) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens, houden ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als VWGZ zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden

Persoonsgegevens van leden en worden door VWGZ verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:
- Administratieve doeleinde; t.w.
- een ledenlijst voor bestuursleden ten behoeve van persoonlijk contact
- contributienota's en de verwerking van betalingen in de boekhouding
- Communicatie
- een lijst emailadressen voor verzending van uitnodigingen voor ledenvergaderingen en thema-avonden, voor verzending van de Nieuwsbrief en het ledenblad “de Praatpaal en van de aankondigingen van excursies
- een lijst adressen buiten Zoetermeer voor de postbezorging van het ledenblad
-het jaarverslag

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- het aanmeldingsbericht/formulier en op verzoek verstrekte aanvullende gegevens
- bankafschriften (digitaal en op papier).

Voor bovenstaande doelstelling kan VWGZ de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- naam (achternaam, tussenvoegsel, voorletters en roepnaam)
- geslacht
- geboortedatum
- adres (straatnaam, huisnummer, toevoeging, postcode en woonplaats)
- telefoonnummer
- emailadres
- soort lidmaatschap (jeugd, algemeen, gezin)
- aanmelddatum en opzegdatum
- IBAN

Uw persoonsgegevens worden door VWGZ opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers aan activiteiten

Personen kunnen zich aanmelden voor deelname aan activiteiten die de vereniging organiseert, zoals excursies en cursussen.

De gegevens van deze personen worden gebruikt voor de volgende doelstelling:
- Administratieve doeleinde; t.w.:
- een deelnemerslijst voor de organisatoren
- indien van toepassing contributienota's en de verwerking van betalingen in de boekhouding
- Communicatie
- een lijst emailadressen en telefoonnummers voor verzending van uitnodigingen en informatieverstrekking over de activiteit

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- het aanmeldingsbericht/formulier en op verzoek verstrekte aanvullende gegevens
- bankafschriften (digitaal en op papier).

Voor bovenstaande doelstelling kan VWGZ de volgende persoonsgegevens van u bewaren:
- naam (achternaam, tussenvoegsel, voorletters en roepnaam)
- adres (straatnaam, huisnummer, toevoeging, postcode en woonplaats)
- telefoonnummer
- emailadres
- aanmelddatum
- IBAN

Uw persoonsgegevens worden door VWGZ opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) vanaf de aanmelding tot einde activiteit en daarna maximaal 6 maanden. Betaalgegevens worden maximaal 7 jaar bewaard.
Verwerking van beeldmateriaal
Wanneer de vereniging foto’s/video’s van onze activiteiten publiceert in ons verenigingsblad, in de nieuwsbrief en op onze webpagina en facebookpagina zullen we de algemeen geldende fatsoensnormen aanhouden. We gaan er vanuit dat personen die herkenbaar in beeld komen op deze foto’s/video’s geen bezwaar tegen publicatie hebben. Personen die niet wensen dat zij herkenbaar in beeld komen op foto’s/video’s die de vereniging publiceert, kunnen dit kenbaar maken en dan zal de vereniging daar rekening mee houden. Het is lastig om steeds vooraf toestemming voor publicatie te vragen. Eenmaal gepubliceerde foto’s/video’s zijn meestal moeilijk of heel niet te verwijderen.

Verwerking van persoonsgegevens van overige relaties en leveranciers

Naast leden beschikt de vereniging over persoonsgegevens van contactpersonen van zusterverenigingen, de gemeente Zoetermeer, de lokale pers, abonnees van “de Praatpaal”, overige relaties (o.a. Sovon, VBN, NMZH) en leveranciers.
Persoonsgegevens van overige relaties en leveranciers worden door VWGZ verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinde;
- Communicatie over overleg en/of de opdracht;
- Toezending van het ledenblad

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- onderlinge uitwisseling of website
- de overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan VWGZ de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- naam (achternaam, tussenvoegsel, voornaam)
- naam organisatie
- (zakelijk) telefoonnummer;
- (zakelijk evt. privé) e-mailadres
- (zakelijk) adres
- geslacht.
Uw persoonsgegevens worden door VWGZ opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de relatie of de overeenkomst en daarna maximaal 7 jaar.

Wie krijgen toegang tot de gegevens?

- De penningmeester/ledenadministratie houdt de ledenlijst bij in MS Excel. Voor de boekhouding gebruikt hij het boekhoudprogramma Speedbalance.
- Ledenadministrateur/penningmeester voor het bijhouden en actualiseren van gegevens, contributienota’s versturen en betalingen bij te houden
- Bestuursleden krijgen ledenlijst om individuele leden te kunnen benaderen
- Secretaris krijgt bovendien lijst emailadressen voor verzending van Nieuwsbrieven en uitnodigingen,
- De excursiecommissie krijgt lijst emailadressen om leden te informeren over excursies
- Bezorgers van het ledenblad krijgen adreslijst

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor het maken en verzenden van de Praatpaal buiten Zoetermeer.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, bijvoorbeeld als de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt.
Ook kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Beveiliging

Alle gegevens worden bewaard op privé pc ’s thuis. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:


- Alle personen die namens VWGZ van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Vrijwilligers van de vereniging hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend (zie bijlage 1).
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. NB Eenieder die zich aanmeldt als lid of voor deelname aan een activiteit krijgt informatie over ons informatiebeleid.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!
Contactgegevens
Vogelwerkgroep Zoetermeer
Strijplaan 21
2285 GG Rijswijk
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

BIJLAGE – geheimhoudingsverklaring
Geheimhoudingsverklaring vrijwilliger

Als vrijwilliger ben ik werkzaam bij Vogelwerkgroep Zoetermeer.
Ik verklaar hierbij dat ik geheimhouding in acht zal te nemen over alles wat ik over de organisatie en de leden en overige relaties te weten ben gekomen waarvan ik als vrijwilliger het vertrouwelijke karakter ken of kan vermoeden.
Bij overtreding van deze geheimhoudingsverklaring is de organisatie gerechtigd mijn vrijwillige werkzaamheden met onmiddellijke ingang te beëindigen. Daarnaast heeft de organisatie het recht om van mij volledige schadevergoeding te vorderen.

…………………………………. , …………………..
(plaats) (datum)

Naam vrijwilliger:

Handtekening: